Plus qu’un salon.Une expérience magnétique.

1. Processus d’inscription

L’inscription permet à Girlboss de valider la candidature, la catégorie d’entreprise, les besoins logistiques et la cohérence avec l’événement. Une inscription est officiellement confirmée lorsque le formulaire est complété, que les informations sont suffisantes, que le paiement requis est reçu et que Girlboss confirme la participation.

• Nom complet de l’exposante et nom de l’entreprise.
• Courriel, téléphone et liens de réseaux sociaux.
• Description des produits ou services offerts et catégorie d’activité représentée.
• Événement, journée ou forfait choisi.
• Besoins particuliers : table, chaise, électricité, mur, coin, grand espace ou autre demande.

2. Paiements, dépôts et soldes

Les modalités de paiement peuvent varier selon l’événement. Les informations précises sont communiquées dans la fiche d’inscription, le courriel de confirmation ou la facture.

• Le dépôt, lorsqu’il est offert, réserve l’espace pour l’événement choisi et permet de commencer les préparatifs. Le solde doit être payé dans un délai maximal de deux mois suivant la réception du dépôt, ou avant la date limite annoncée si celle-ci survient plus tôt.
• Sans paiement reçu à l’échéance, la place peut être libérée.
• Une preuve de paiement peut être demandée.
• Des frais de transaction ou des frais de plateforme peuvent s’appliquer selon le mode de paiement utilisé.
• Un frais d’administration de 3 % s’ajoute à tout montant payé par carte de crédit.

3. Annulation, transfert et remboursement

Une annulation entraîne du travail administratif : modification des listes, ajustement du plan de salle, communications, traitement d’un remboursement ou d’un transfert, remplacement possible de l’exposante et mise à jour des actions de visibilité déjà réalisées.

• Toute annulation doit être communiquée par écrit le plus rapidement possible.
• Des frais administratifs s’appliquent lorsqu’une demande d’annulation est acceptée, selon le délai et le barème prévu dans la Politique de dépôt, solde, annulation et remboursement.
• Les dépôts et paiements sont soumis à la politique d’annulation indiquée lors de l’inscription.
• Les transferts de dépôt ou les crédits ne sont pas automatiques et doivent être approuvés par Girlboss.
• Les remboursements, lorsqu’ils sont applicables, sont traités selon les modalités confirmées par écrit.
• L’absence de réponse ou le non-paiement du solde peut être considéré comme une annulation.

4. Catégories, produits et services

Girlboss souhaite assurer une diversité d’exposantes et une expérience intéressante pour les visiteurs. Certaines catégories peuvent donc être limitées afin d’éviter les doublons trop proches.

• L’exposante doit déclarer clairement ses produits, ses services et les marques représentées.
• Girlboss peut refuser, limiter ou déplacer une catégorie selon la cohérence de l’événement.
• L’exposante ne peut pas modifier significativement son offre sans en informer Girlboss.
• Les produits ou services présentés doivent respecter les règles du lieu, les lois applicables et l’esprit de l’événement.

5. Entreprises représentées, MLM et catégories particulières

Certaines entreprises représentées, catégories ou certains modèles d’affaires peuvent être soumis à des règles particulières selon le lieu, l’événement ou les partenaires.

• Les entreprises de type représentation, vente directe ou MLM doivent être déclarées dès l’inscription.
• L’acceptation peut varier selon les règles du lieu ou le concept de l’événement.
• Girlboss peut limiter le nombre d’exposantes d’une même marque, catégorie ou modèle d’affaires.
• L’acceptation à un événement ne garantit pas automatiquement l’acceptation à un autre.

6. Emplacement et plan de salle

Les emplacements sont attribués par Girlboss selon la configuration du lieu, les besoins logistiques, les catégories, les demandes particulières et l’expérience des visiteurs.

• Les demandes de mur, de coin, d’électricité ou de grand espace doivent être indiquées dès l’inscription.
• Une demande particulière ne garantit pas automatiquement l’emplacement souhaité.
• Girlboss peut modifier le plan de salle avant l’événement pour assurer une meilleure circulation et une meilleure organisation.
• Une exposante ne peut pas changer de kiosque sans autorisation.

7. Installation, matériel et présence

Chaque exposante est responsable de son installation, de son matériel et de la présentation de son kiosque.

• Respecter l’heure d’arrivée et l’horaire d’installation.
• Apporter le matériel nécessaire : nappe, présentoirs, terminal de paiement, rallonge si permise, décor et outils de vente.
• Garder le kiosque propre, professionnel et sécuritaire.
• Respecter l’espace attribué sans empiéter sur les voisines ou les couloirs.
• Être présente pendant les heures d’ouverture prévues, sauf entente particulière.
• Respecter les règles du lieu concernant les murs, les tapis et autres revêtements de sol, le ruban adhésif, les prises électriques, la nourriture ou tout autre équipement.

8. Responsabilités de l’exposante

L’exposante demeure responsable de son entreprise, de ses produits, de ses services, de ses ventes et de ses transactions. Girlboss crée une expérience de visibilité et de réseautage, mais ne garantit pas un montant de ventes, un nombre exact de visiteurs ou des résultats financiers individuels.

• Gérer ses paiements, ses reçus, ses taxes et ses transactions avec sa clientèle.
• Avoir les permis, autorisations ou certifications nécessaires si son domaine l’exige.
• Respecter les normes applicables à ses produits ou services.
• Surveiller ses effets personnels et son matériel.
• Fournir des informations exactes à Girlboss pour les communications et la visibilité.

9. Communication, visibilité, photos et vidéos

En participant à un événement Girlboss, l’exposante accepte que son entreprise puisse être mise en valeur dans les communications liées à l’événement.

• Les publications, stories, photos, vidéos, listes d’exposantes ou contenus promotionnels peuvent être utilisés pour faire rayonner l’événement.
• L’exposante autorise Girlboss à utiliser des photos ou vidéos prises lors de l’événement à des fins de visibilité et de promotion.
• L’exposante doit fournir ses informations dans les délais demandés pour être intégrée correctement aux communications.
• Les erreurs ou modifications doivent être signalées rapidement.

10. Code de comportement Girlboss

Girlboss souhaite créer une communauté professionnelle, humaine, respectueuse et collaborative. Chaque exposante contribue à l’ambiance de l’événement.

• Respecter l’équipe, les autres exposantes, les visiteurs, les partenaires et le lieu.
• Communiquer de façon claire, respectueuse et constructive.
• Éviter les comportements agressifs, nuisibles, discriminatoires ou contraires aux valeurs Girlboss.
• Respecter les décisions logistiques prises par l’organisation.
• Collaborer afin de maintenir une belle expérience pour toutes et tous.

11. Modification ou situation exceptionnelle

Girlboss peut devoir ajuster certains éléments selon les circonstances : plan de salle, horaire, programmation, lieu, règles du partenaire, nombre d’exposantes, activités ou communications.

• Les changements importants seront communiqués aux exposantes dès que possible.
• Les décisions sont prises afin de protéger l’organisation, l’expérience des visiteurs, les exposantes et la qualité de l’événement.
• En cas de force majeure ou de situation exceptionnelle, Girlboss communiquera les options applicables selon le contexte.

12. Acceptation des conditions

En complétant son inscription, en effectuant un paiement ou en participant à un événement Girlboss, l’exposante reconnaît avoir lu, compris et accepté les conditions de participation applicables.

• Je comprends que mon inscription est confirmée selon les modalités de paiement indiquées.
• Je comprends que les dépôts, soldes, annulations et remboursements sont soumis aux politiques Girlboss.
• Je comprends que les demandes particulières doivent être déclarées et validées.
• Je m’engage à respecter les consignes, l’équipe, les autres exposantes et l’esprit Girlboss.

Merci de faire partie de l’aventure Girlboss. Ensemble, on crée bien plus qu’un salon : on crée une expérience de visibilité, de réseautage et d’ambition au féminin.

1. Dépôt et réservation

Les modalités de dépôt sont indiquées pour chaque événement concerné.

• L’inscription d’une exposante devient officielle selon les modalités indiquées pour l’événement concerné.
• Le dépôt sert à réserver l’espace, à confirmer l’engagement de l’exposante et à permettre à l’équipe Girlboss de débuter les préparatifs.
• Une place sans dépôt reçu demeure en attente de confirmation et peut être réattribuée si nécessaire.

2. Solde à recevoir

Le paiement du solde permet de maintenir l’inscription active et de poursuivre les préparatifs de l’événement.

• Le solde doit être payé avant la date limite indiquée lors de l’inscription.
• Les rappels de paiement font partie du processus normal de suivi des exposantes.
• Une inscription dont le solde n’est pas réglé dans les délais requis peut être suspendue ou libérée selon la situation.

3. Suivi des paiements

Chaque paiement et chaque communication importante doivent être documentés afin d’assurer un suivi complet du dossier.

• Chaque paiement doit être inscrit dans la liste maître : date, montant reçu, preuve de paiement, solde restant et statut du dossier.
• Les communications importantes doivent être conservées afin d’assurer une traçabilité complète.

4. Politique d’annulation

Chaque demande est analysée selon le contexte, le délai avant l’événement, les démarches déjà réalisées et la possibilité de réattribuer la place. Une annulation peut être acceptée sans qu’aucun remboursement soit accordé. La grille ci-dessous s’applique uniquement lorsqu’une annulation et un remboursement sont expressément autorisés par écrit.

• Toute demande d’annulation doit être communiquée rapidement à l’équipe Girlboss à l’adresse lexperiencegirlboss@gmail.com.
• Une annulation entraîne souvent plusieurs actions administratives : modification des listes, ajustement du plan de salle, communications, gestion des paiements et recherche de solutions.
• L’acceptation d’une annulation ne garantit aucun remboursement. Lorsqu’un remboursement est autorisé, les frais administratifs applicables sont retenus sur le montant admissible au remboursement.

5. Transfert de dépôt ou crédit

Lorsque la situation le permet, un transfert vers un autre événement ou un crédit peut être étudié. Il n’est jamais automatique et doit être validé par la direction.

• Lorsqu’un transfert de dépôt ou un crédit est accepté, des frais administratifs de 15 % s’appliquent au montant transféré ou crédité.
• Toute exception doit être validée par la direction afin de conserver une application équitable des politiques.

6. Remboursements

Les remboursements ne sont pas automatiques et sont traités selon les conditions applicables à l’événement.

• L’organisation tient compte du travail déjà effectué, des frais engagés, de la préparation, de la visibilité offerte et des contraintes liées au remplacement d’une place.
• Tout remboursement accepté est calculé après la déduction des frais administratifs applicables et confirmé par écrit.

7. Exceptions et décisions particulières

L’objectif est de demeurer juste, cohérent et transparent envers toutes les exposantes.

• Les cas particuliers doivent être documentés.
• Les décisions exceptionnelles doivent être validées par la direction générale.

1. Acceptation du règlement

Toute inscription à un salon ou à un événement Girlboss implique l’acceptation des présentes conditions générales de participation.

• L’exposante s’engage à respecter les consignes de l’organisation, les règles du lieu d’accueil et les valeurs de la communauté Girlboss.

2. Participation et admissibilité

Les exposantes doivent présenter une entreprise, un produit ou un service cohérent avec le concept de l’événement.

• L’organisation se réserve le droit de sélectionner les participantes afin d’assurer une diversité de l’offre et une expérience de qualité pour les visiteurs.

3. Emplacement et plan de salle

Les emplacements sont attribués selon la configuration du lieu, les besoins techniques, l’expérience des visiteurs et les contraintes organisationnelles.

• L’organisation peut modifier le plan de salle lorsque cela est nécessaire afin d’assurer le bon déroulement de l’événement.

4. Installation et démontage

Chaque exposante doit respecter les horaires d’installation et de démontage transmis par l’organisation.

• L’exposante est responsable de son matériel, de son installation, de son espace et doit laisser l’emplacement propre après l’événement.
• Aucun démontage n’est permis avant la fin officielle de l’événement.

5. Matériel et besoins logistiques

Les besoins particuliers doivent être déclarés au moment de l’inscription.

• Les demandes de table, de chaise, d’électricité, de mur, de coin ou d’autres besoins doivent être validées par l’organisation.
• Une demande non déclarée à l’avance pourrait ne pas pouvoir être accommodée.

6. Présentation de l’espace exposant

L’espace doit être professionnel, sécuritaire, propre et représentatif de l’entreprise.

• Les exposantes sont encouragées à créer une expérience accueillante pour les visiteurs et à participer aux thématiques prévues.

7. Vente et responsabilité de l’exposante

Chaque exposante est responsable de ses ventes, de ses transactions, de ses produits, de ses services, de ses permis et de ses obligations légales.

• Girlboss n’est pas responsable des résultats financiers individuels d’une exposante.

8. Communication et visibilité

Les exposantes peuvent être mises en valeur dans les communications Girlboss : publications, photos, vidéos et contenus promotionnels.

• L’exposante autorise l’utilisation des images soumises ainsi que des images prises durant l’événement à des fins de promotion de l’événement et de la communauté.

9. Respect et comportement

Les événements Girlboss reposent sur le respect, la collaboration, l’entraide et le professionnalisme.

• Tout comportement nuisible, irrespectueux ou incompatible avec les valeurs Girlboss peut entraîner une intervention de l’organisation.

10. Modifications et situations exceptionnelles

L’organisation peut ajuster l’horaire, la programmation, l’aménagement ou certains éléments logistiques lorsque cela est nécessaire.

• Les décisions liées aux situations exceptionnelles sont prises afin de protéger la qualité de l’expérience globale.

Engagement de participation

En participant à un événement Girlboss, l’exposante reconnaît avoir pris connaissance des règles générales et s’engage à collaborer avec l’organisation afin de créer une expérience positive pour toutes les personnes impliquées.

Un salon n’est pas seulement un emplacement. C’est une expérience, une occasion de connecter, de rayonner et de faire grandir les entreprises.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Le comité de direction de Girlboss Expérience et événements supervise la protection des renseignements personnels. La fonction de responsable est exercée par la personne officiellement désignée par écrit au sein de l’équipe. Toute question, demande d’accès, de correction ou plainte peut être envoyée à lexperiencegirlboss@gmail.com.

Renseignements recueillis

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à la gestion des inscriptions, paiements, factures, événements, activités, concours, communications et demandes de visibilité.

• Coordonnées, nom d’entreprise, liens professionnels et description de l’offre.
• Salon, forfait, emplacement, besoins logistiques et demandes particulières.
• Montants, dépôt, solde, statut et méthode de paiement; nous ne demandons aucun paiement dans le formulaire du site.
• Photos, vidéos, témoignages ou contenus fournis volontairement, ainsi que les communications échangées avec l’équipe.

Utilisation et consentement

Ces renseignements servent à traiter une candidature, confirmer une participation, préparer une facture, organiser la logistique, offrir la visibilité prévue, communiquer les informations utiles et respecter les obligations administratives, comptables, fiscales, contractuelles ou légales.

• Le consentement peut être donné par formulaire, courriel, paiement, confirmation écrite ou participation.
• Il peut être retiré lorsque la loi le permet, sous réserve des engagements et obligations déjà applicables.

Fournisseurs et conservation hors Québec

Des fournisseurs de courriel, facturation, paiement, formulaires ou stockage peuvent traiter des données pour nous. Certains services peuvent conserver ou traiter des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada. Nous limitons alors les renseignements transmis à ce qui est nécessaire.

• Les Girlboss ne vendent pas les renseignements personnels de leur communauté.

Conservation et sécurité

Les renseignements sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire ou exigée par les obligations applicables, puis supprimés, détruits ou archivés de façon sécuritaire. L’accès aux listes et documents est limité aux personnes qui en ont besoin pour leurs responsabilités.

Vos droits et les incidents

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, leur correction, le retrait d’un consentement lorsque permis ou déposer une plainte. Tout incident de confidentialité signalé est documenté, évalué et traité selon son niveau de risque.

Photos, communications et concours

Les événements peuvent être photographiés ou filmés à des fins de promotion. Une demande de retrait d’une image identifiable peut être transmise à l’équipe. Les communications promotionnelles respectent les consentements applicables et les renseignements recueillis pour un concours servent uniquement à gérer cette activité.

Mise à jour

Cette politique peut évoluer lorsque nos activités, nos outils ou nos obligations changent. Version publiée le 9 août 2026.

Règles d’un concours

Chaque concours précise sa période, la façon de participer, les critères d’admissibilité, la date du tirage et la méthode d’annonce. La sélection est transparente et les renseignements recueillis servent uniquement à l’objectif annoncé.

Cadeaux des exposantes

La description et la valeur du cadeau doivent être clairement communiquées. Une contribution à un concours ne garantit pas une visibilité particulière, sauf si une entente préalable la prévoit.

Collaborations et partenaires

Les attentes, la visibilité, les publications, le matériel requis, les échéances et les responsabilités doivent être confirmés. La visibilité offerte correspond uniquement à ce qui a été convenu officiellement.

Protection de l’expérience

Chaque initiative doit créer une valeur réelle pour la communauté et maintenir un juste équilibre entre la visibilité du partenaire, l’expérience des visiteuses et l’équité envers les exposantes.

1. Esprit de collaboration Girlboss

Chaque collaboratrice contribue à créer une expérience professionnelle, humaine et cohérente pour la communauté.

• La collaboration repose sur la confiance, la communication, le respect des engagements et l’entraide.
• Chaque personne apporte son expertise tout en travaillant dans une vision commune.

2. Rôle des responsables de cellules

Une responsable de cellule veille au bon fonctionnement de son secteur.

• Elle assure les suivis nécessaires, communique les informations importantes et identifie les besoins.
• Elle garde ses documents, ses listes et ses informations à jour afin de faciliter la coordination générale.

3. Engagements de chaque collaboratrice

Chaque collaboratrice s’engage à respecter les neuf valeurs Girlboss : professionnalisme, respect, créativité, entraide, ambition, visibilité, communauté, authenticité et expérience.

• Communiquer rapidement les enjeux, les retards ou les besoins de soutien.
• Respecter la confidentialité des informations internes.
• Participer activement aux suivis liés à son rôle.

4. Communication et fonctionnement

Les échanges importants doivent être conservés dans les outils prévus : documents, tableaux, groupes ou plateformes désignées.

• Les décisions majeures doivent être communiquées aux personnes concernées.
• Les problèmes doivent être signalés rapidement afin de trouver une solution.

5. Répartition des cellules

Les responsabilités sont réparties entre quatre cellules complémentaires.

• Cellule 1 — Inscriptions, exposantes et logistique : suivi des inscriptions, paiements, listes maîtres, plan de salle, dossiers exposantes et publicité.
• Cellule 2 — Vitrine et communications : contenus, visibilité, publications, courriels et mise en lumière.
• Cellule 3 — Expérience et communauté : réseautage, activités, retraites, bingo et événements spéciaux.
• Cellule 4 — Studio et produits : formations, boutique magnétique, outils et offres signature.

6. Prise de décision

Les responsables de cellules peuvent gérer les suivis courants liés à leur mandat.

• Les décisions qui touchent les finances, les contrats, les politiques, les engagements importants ou l’image de Girlboss doivent être validées par la direction générale.
• La coordination générale des opérations assure le lien entre les cellules et la direction.

7. Reconnaissance et implication

Chaque collaboratrice contribue à la croissance de Girlboss et à la qualité de l’expérience offerte.

• L’implication doit demeurer basée sur une communication claire, le respect des capacités de chacune et une collaboration saine.

Fiche de responsabilité et engagement

Cette fiche permet de clarifier le rôle attribué à chaque collaboratrice. En collaborant avec Girlboss, la collaboratrice reconnaît l’importance de contribuer à une organisation structurée, professionnelle et alignée avec la vision de la communauté.

Ensemble, nous créons des expériences qui permettent aux femmes entrepreneures de rayonner.

1. Objectif des partenariats Girlboss

Les partenariats Girlboss visent à créer des collaborations qui apportent une valeur réelle à la communauté, aux participantes, aux visiteurs et à l’expérience événementielle.

• Les partenariats doivent être cohérents avec les valeurs, l’image et le positionnement Girlboss.

2. Types de collaborations

Différentes formes de collaboration peuvent être convenues selon les objectifs et les besoins.

• Commanditaire financier : contribution monétaire en échange de visibilité ou d’avantages convenus.
• Partenaire de services : contribution sous forme de service, d’expertise ou d’expérience.
• Partenaire cadeau : contribution d’un produit ou d’un service pour un concours, une animation ou une reconnaissance.
• Partenaire média ou visibilité : soutien promotionnel et partage de l’événement.

3. Validation d’un partenaire

Avant toute entente, l’équipe doit valider la cohérence de la marque, les attentes, les livrables, la visibilité offerte et les responsabilités de chacun.

• La direction générale conserve la validation finale pour les partenariats majeurs.

4. Engagements de Girlboss

Girlboss s’engage à respecter les éléments convenus dans l’entente.

• Offrir la visibilité prévue selon l’entente.
• Respecter les engagements de communication convenus.
• Valoriser le partenaire dans un contexte professionnel.
• Informer le partenaire des détails importants liés à son implication.

5. Engagements du partenaire

Le partenaire s’engage à respecter les conditions et les échéances convenues.

• Fournir les éléments nécessaires dans les délais prévus.
• Respecter l’image, les valeurs et les règles de l’événement.
• Fournir les logos, descriptions, contenus ou matériel requis.
• Respecter les ententes de visibilité établies.

6. Forfaits de visibilité possibles

La visibilité offerte est précisée dans l’entente conclue avec le partenaire.

• Mention dans les communications.
• Logo sur les supports promotionnels.
• Présence lors d’un événement.
• Mise en valeur sur les réseaux sociaux.
• Animation, concours ou activation spéciale.
• Présence dans une zone partenaire ou une expérience dédiée.

7. Gestion des cadeaux et concours partenaires

Tous les cadeaux ou concours doivent être planifiés, documentés et validés.

• Les conditions de participation doivent être claires.
• La remise des prix doit être organisée et suivie par une personne responsable.

8. Exclusivité et concurrence

Les exclusivités doivent être définies clairement dans l’entente lorsque cela est nécessaire.

• Girlboss se réserve le droit de protéger la diversité des partenaires présents lors d’un événement.

9. Modification ou fin d’entente

Toute modification importante doit être confirmée par écrit.

• Une entente peut prendre fin en cas de non-respect des engagements ou si la collaboration ne correspond plus aux valeurs Girlboss.

Fiche d’entente partenaire

Cette fiche permet de consigner les renseignements et les engagements convenus avec le partenaire.

Une bonne collaboration crée une valeur partagée : elle aide le partenaire à rayonner tout en enrichissant l’expérience de notre communauté.